Toen ik net begon te werken, in de vorige eeuw 😊, bestonden mijn taken vooral uit het uitwerken van dictaten (op bandjes), handgeschreven (moeilijk leesbare) brieven en het in orde maken van processtukken. Mocht er nog tijd over zijn, dan lag er archiefwerk te wachten.
Het eerste advocatenkantoor waar ik ging werken na mijn opleiding beschikte gelukkig al wel over een computer waarop documenten konden worden uitgewerkt. Tijdens mijn opleiding werd er nog gewerkt met een elektronische typemachine. Als je dan een typefout maakte en deze pas later opmerkte, dan kon je weer van voren af aan beginnen.
Bij Claassen Advocaten werd mijn takenpakket al wat groter. De telefoon diende opgenomen te worden en ik kreeg de verantwoordelijkheid voor de roladministratie; het bijhouden van termijnen en tijdig indienen van processtukken. Het was ook nog het tijdperk dat een advocaat niet mocht procederen bij een ander arrondissement dan waar hij was ingeschreven. De advocaat schakelde dan de hulp van een procureur in (een advocaat uit een ander arrondissement) om processtukken in te dienen. Ons kantoor was een procureurskantoor. Dat gaf een hoop extra werk.
E-mailen bestond nog niet en toen die mogelijkheid er kwam, werd er eerst nog maar sporadisch gebruik van gemaakt. Niet iedereen was digitaal. Ondertussen veranderde het inspreken van dictaten op bandjes naar digitaal ingesproken en direct uitgewerkte stukken. De taak van het secretariaat veranderde naar het afluisteren van het dictaat, het controleren en opmaken van de uitgewerkte teksten. Doordat de advocaten uiteindelijk steeds meer zelf gingen e-mailen en uitwerken, veranderde mijn taak van ‘typemiep’ naar office professional.
Nu bestaat mijn takenpakket onder andere uit agenda-beheer, het beheer van de website en social media, het inkopen van kantoorartikelen, de postverzorging, het archief, het opmaken en indienen van processtukken en dergelijke. Ook ben ik het aanspreekpunt voor de automatisering (denk vooral aan collega’s die geen kaas gegeten hebben van alles wat met hun computer te maken heeft). Dagelijks heb ik veel contact met de cliënten van kantoor. Ik ben hun eerste aanspreekpunt en help verder waar ik kan.
De dagen op kantoor zijn nooit hetzelfde, het werk is nooit saai en de collega’s, die zijn geweldig. Het werken aan de website vind ik ontzettend leuk om te doen. Uitzoeken hoe een programma werkt, is fantastisch. Als ik dan weer “uitgevogeld” heb hoe iets werkt, maak ik stiekem een dansje (in mijn hoofd). De mogelijkheid mij te kunnen blijven ontwikkelen en mijn functie te kunnen uitbreiden in de breedte en diepte, maakt het werken bij Claassen zo leuk.
Heidi Verhaeg