Factuur niet betaald? Zó laat je wanbetalers netjes maar doeltreffend weten dat het menens is.

Elke ondernemer kent het: de klant die wel geniet van je dienst of product, maar vervolgens verzuimt om de factuur te betalen. Vervelend, tijdrovend én kostbaar. Maar hoe pak je het juridisch slim aan, zonder direct met gestrekt been erin te gaan?

Factuur niet betaald? Zó laat je wanbetalers netjes maar doeltreffend weten dat het menens is.

Hier zijn de belangrijkste stappen om met wanbetalers om te gaan – op een nette, maar doeltreffende manier.

1. Stuur een goede betalingsherinnering (of twee)

Een herinnering is geen juridische must, maar wél vaak een nuttig begin. Houd het vriendelijk maar duidelijk. Zet in de eerste herinnering:

De factuurdatum en het factuurnummer.
Het openstaande bedrag.
Een redelijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 7 dagen).
De melding dat bij uitblijven van betaling verdere stappen volgen.

Tip: Stuur de herinnering per e-mail én eventueel per post. Documentatie is goud waard als het misloopt.

2. Ingebrekestelling: de formele waarschuwing

Betaalt de klant nog steeds niet? Dan is het tijd voor een ingebrekestelling. Dit is de juridische “laatste kans” waarin je de klant een uiterste termijn geeft om alsnog te betalen.

Een correcte ingebrekestelling bevat:

Een duidelijke omschrijving van de prestatie (de betaling).
Een concrete termijn (“u dient uiterlijk binnen 7 dagen na dagtekening te betalen”).
De vermelding dat bij uitblijven van betaling verdere (juridische) stappen volgen.

Zonder ingebrekestelling raakt een debiteur vaak niet in verzuim en zonder verzuim kun je géén rente of buitengerechtelijke incassokosten vorderen. En dat is zonde, want dat geld laat je dan liggen.

Let op: Is de debiteur een consument? Dan geldt de 14-dagenbrief.

Je mag in dat geval pas incassokosten rekenen als je eerst een zogeheten ‘14-dagenbrief’ hebt gestuurd. Deze brief moet:

De vordering en het bedrag duidelijk vermelden.
De consument een laatste betalingstermijn van minimaal 14 dagen bieden.
De hoogte van de incassokosten vooraf aankondigen.
Expliciet vermelden dat de kosten worden verschuldigd als er niet tijdig wordt betaald.

Vergeet je dit? Dan vervalt je recht op incassokosten bij consumenten.

3. Verzuim, wettelijke rente én incassokosten

Na een correcte ingebrekestelling en het verstrijken van de gestelde termijn is de debiteur in verzuim. Vanaf dat moment kun je als schuldeiser het volgende eisen:

Wettelijke (handels)rente: bij B2B-vorderingen is dit 12% (2025).
Buitengerechtelijke incassokosten: dit zijn de kosten die je maakt om de vordering zonder tussenkomst van de rechter te innen.

Wanneer heb je recht op buitengerechtelijke incassokosten?

Dat mag je vorderen als:

Er sprake is van verzuim (dus na een correcte ingebrekestelling en het verstrijken van de gestelde termijn).
De klant niet vrijwillig betaalt.
De vordering niet betwist wordt (bij betwisting gelden andere regels en kan de rechter de vergoeding matigen).

Op grond waarvan?

Dat is geregeld in artikel 6:96 lid 2 sub c BW én het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Daarin staat de staffel die bepaalt hoeveel je mag rekenen. Bijvoorbeeld:

Bij een vordering van € 1.000,– mag je € 150,– incassokosten rekenen.
Bij € 200.000,– of hoger is het bedrag gemaximeerd op € 6.775,–.

Die kosten zijn wettelijk gefixeerd. Je hoeft dus niet aan te tonen dat je ze echt gemaakt hebt. Je hebt er recht op zodra aan de voorwaarden is voldaan.

Goed om te weten: Wanneer de debiteur geen consument is en handelt in de uitoefening van een beroep op bedrijf, dan kan bij overeenkomst (/algemene voorwaarden) van de wettelijke regeling voor incassokosten worden afgeweken.

Wanneer?

Zodra de debiteur in verzuim is én niet betaalt, mag je deze kosten meenemen in je vordering. Sterker nog: noem ze expliciet in je ingebrekestelling. Dat verhoogt de druk en laat zien dat je het serieus aanpakt.

5. Procederen? Ja, soms is het nodig.

Als herinneringen, aanmaningen én ingebrekestelling geen effect hebben, is de gang naar de rechter soms onvermijdelijk.

Wanneer is het tijd om te procederen?

Als het om een serieus bedrag gaat.
Als de klant structureel niet reageert.
Als je duidelijkheid of een executoriale titel (vonnis) nodig hebt om te kunnen innen via de deurwaarder.

Goed om te weten: als je procedeert en gelijk krijgt, worden wettelijke rente én incassokosten vaak gewoon mee toegekend.

Tot slot: voorkomen is beter dan genezen

Zorg dat je juridische basis op orde is:

Algemene voorwaarden met duidelijke betalingstermijnen.
Afspraken over rente en incassokosten.
Een strak debiteurenbeleid binnen je organisatie.

Conclusie:

Wanbetaling is frustrerend, maar je staat juridisch sterker dan je denkt. Met een goede ingebrekestelling, duidelijke communicatie én kennis van je rechten, kun je de druk opvoeren zonder meteen te procederen. En als het moet, weet je precies waar je staat.

Heb je een klant die niet betaalt of wil je sparren over je aanpak? Bel of mail gerust met Kim, onze specialist in contractenrecht en ondernemingsrecht. Zij denkt graag mee over de beste juridische route.

Kim van de Wiel

Kim van de Wiel is binnen de sectie Ondernemingsrecht een ervaren advocaat met een sterke focus op het verbintenissenrecht, contractenrecht en het burgerlijk procesrecht. Ze heeft een scherp juridisch inzicht en een doortastende aanpak. Met haar brede expertise in zowel adviseren als procederen staat zij ondernemers bij in complexe vraagstukken en geschillen. Kim begrijpt dat een goed advies juridische problemen kan voorkomen, maar als procederen nodig is, doet ze dat met overtuiging en vastberadenheid. Ze combineert strategisch denken met een praktische insteek, altijd met het belang van haar cliënten voorop.

Contracten, Nieuws